《史表? 外国驻华使领表》是国家清史编纂委员会管辖的清史主体工程中的一个国家级科研项目。项目组负责人为福建师范大学社会历史学院院长林金水教授，项目组任务是编撰1790年至1911年各外国驻华使领表。本人是课题组的成员，任务是负责对外联络以取得境外有关档案，从而保证该表资料的权威性与准确性。现将课题组的外联与境外工作汇报如下，同时与大家分享境外中国档案的搜寻方法。
一、联系驻华使领馆
2004年接受任务后，我马上联系福建省外事办，取得各国驻华使馆、领馆的准确地址以及全权公使、文化参赞与第一、第二秘书的姓名与办公地点，这些信息随时在更新。通过各国大使馆网站也取得一些辅助信息。与各国使馆联系应注意准确地把信件寄给负责相关事务的人，一般与学术研究相关的事宜可以联系文化参赞，如果文化参赞没有做出反应，可以考虑联系全权公使，由于全权公使在某种程度上代表一个国家外交人员的形象，所以通常会对来函有所反应。但因全权公使非常繁忙，忙中疏漏也不是不可能，所以可以同时致函第一、第二秘书。以下三种作法效果比较差，一是写信人在信封上笼统地写某国大使馆收，如果把对方名字或头衔写错了效果会同样糟糕。二是使用电子邮件，可能得不到回复，一则显得不够正式，而且发邮件的人太多了。三是在各国大使馆或外交部网站上留言，有时要半年的时间才得到回复，因为留言在一个电子系统里要被多次传送，最后传到一个专家手里，这需要很长时间，而其答复也很难是细致的；留言者往往需要回头再联系专家或其他有关人员，但往往没有联系方法，即使有，其效果常常如石沉大海。
信函的语言是联络的门面，体现写信人的身份、诚意与可信度。不能轻易将撰写任务交给没有经验的外语专业学生或街头外语服务机构。可以考虑两类人，一是外语教授，二是政府直属外办长期从事应用文写作的外事翻译。语言不可以口语化，不能把美国人写电子邮件那种随意的风格搬到这种类似涉外的信函里。写信人应该用外交的文笔写，措辞正式而庄重，态度不亢不卑，口气诚恳，忌用短句。信纸应该是有印有单位名称的，最好是中英文对照的。中国人喜欢用红色印刷单位名称，但最好用兰色，兰色在国际上通用。信封的印刷最好也是兰色的。无论是信笺还是信封，都应该用电脑打印，这是一个很麻烦的过程，一般要通过多次打印才能将文字调整到合适的地方。以下这封信是笔者首次与相关各国大使馆联系的函件之一：
The School of Sociology and History
Fujian Normal University
Fuzhou, Fujian, 350007
The People’s Republic of China
http://www.fjnu.edu.cn/lsc/index.htm
中华人民共和国福建省福州市 350007 福建师范大学社会历史学院
5th, August, 2004
Mr. Michael Joseph O’Sullivan
Counsellor, the Embassy of the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland
北京东三环北路8号亮马大厦4层大不列颠及北爱尔兰联合王国大使馆文化教育处
enquiry@britishcouncil.org.cn
Respected Mr. Michael Joseph O’Sullivan,
The School of Sociology and History, Fujian Normal University, presents its compliments to the Embassy of the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland and has the honor to request it to be so kind as to help us with an important national academic project entrusted by the Chinese National Commission for the Qing Dynasty Chronology国家清史编篆委员会.
The project numbered 200410120404002 is to compile a chronology of all the foreign ministers or ambassadors and consuls in China including in Peking, now Beijing, and other cities from 1790 to 1911. We beg to be kindly provided with relevant information with respect to the historical materials available concerning the ministers and consuls of your country in China during this period of time, including relevant archives, publications together with the phone numbers, websites and liaisons of libraries where such materials are available; and also information concerned with experts of your country specializing in this field of research.
We would appreciate your replying to the following liaison:（联系人，即本人的地址与电子邮件地址，此处省略）
The School of Sociology and History, Fujian Normal University, avails itself of this opportunity to renew to the Embassy of the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland the assurance of its highest consideration. It’s our hope that the project will contribute to the studies on the cultural exchange between the U.K. and China.
The School of Sociology and History, Fujian Normal University
Official Seal
这封信采用传统的格式，以示正式，同时提供网址；如果对方需要更多关于我们的信息，他们可以上网查询。双方地址都采用中英文对照以方便沟通与回复。信件全文使用风格规范正规的文句与措辞，属于典型的外事应用文。首句向对方致敬，同时说明写信的事由，用中英文对照的方法显示课题委托机构，即国家清史编纂委员会，以便对方在需要的时候上网查找相关信息。信件第二段提供了课题项目号以便查证，这也是规范描述公务的方法。该段主要内容是具体说明需要对方帮什么忙，然后留下让对方回复的地址。信件最后一段再次向对方致敬，并将此事的意义提升到中英两国文化交流的层面上。信件的末尾盖上单位的印章。信封的封口处也盖上公章。
此信的主体内容发往多个国家驻华使领馆。不少国家做出反应。首先是美国，当时是晚上，我在街上开车，手机一路响，一接才知是美国驻华使馆，但我没有向他们提供过我的手机号码。美国驻华使馆提供了解密档案的信息。其后日本驻华使馆一天三次打电话到我家（这个电话号码我也未提供），第三次找到我。一个女性工作人员用流利的汉语提供了他们能够提供的信息。德国驻华使馆通过信件提供了部分相关名录。法国驻华使馆提供了法国境内相关档案馆的信息，包括地图。英国国驻华使馆文化参赞沙利文将一本相关著作寄给我，书中提供了某些档案的线索。奥地利驻华使馆提供了有关学者的联系方法。意大利驻华使馆组织国内学者将我们需要的档案页，档案封面、封底复印出来，装订成册并喷上香水寄给我。但也有国家没有反应，也有回信来告知中华人民共和国与该国建交时间的。我们对首次联系各国驻华使领馆的总体效果比较满意，虽然情况有所不同。
二、联系档案馆、图书馆
联络的第二步是联系各国相关档案馆与图书馆。各国驻华使领馆提供了一些信息，但不够，我们要通过网络进一步查找。我采用的搜索方法是登录www.google.cn与雅虎，打入关键词“archives”（档案）与所涉及的国名，看看能查到多少个档案馆；然后增加关键词“China”，缩小查找范围，看看哪些档案馆藏有相关中国的档案；随后再增加关键词“ministers”（大使）and “consuls”（参赞），甚至“foreign staff”（外交人员），到这步搜索结果比较玄了，可能没有搜索结果，但一旦有出现结果，该档案馆或图书馆很可能有我们要的档案。我综合以上搜索结果，锁定每个国家的几个藏有关档案的主要档案馆、图书馆。此时写信的条件开始成熟了，这类沟通可以用电子邮件，速度比较快。邮件应设置要求对方发送回执，对方是否写信回复是一回事，但系统自动发送的回执可以让我们确认对方是否收到邮件。用于检索的电脑的内存最好在2G以上，主板最好在2.80以上，否则在档案馆网站运做时等待时间会很长，甚至出现死机现象。
通过电子邮件联系前，同样首先要决定写给谁，如果笼统、泛泛而地致信，对方则很难有反应。在对方网页上查明什么人负责具体什么事宜，然后找到一个合适的写信对象。如果没有把握，干脆写给馆长，这是有身份的人，一般责任心特别强，清楚来信的事由后通常会将邮件转给负责的部门。
写邮件同样要注意正式，太随便了对方可能没反应，文法与表达法同样要注意精确；如果信件的语言不规范，对方可能认为写信人不适合做研究，觉得与这样的人沟通是浪费时间。国外档案馆或图书馆一些工作人员本身是历史学家，很多工作人员熟悉某个研究领域的档案查找方法，这对我们的工作很有利；对方也会看看写信人的专业知识；如果写信人在信中表现出专业性，他们的反应会非常积极，会写很长的回信，而不是三言两语打发来函者。
以下这封信是我首次写给英国国家档案馆馆长的咨询信：
From: yue feng
Sent: Sat 12/01/2008 04:54
To: Ceeney, Natalie
Subject: inquiry
Dear Ms Natalie Ceeney,
Please allow me to introduce myself. My name is YUE, Feng, professor and Ph.D. of Fujian Normal University, formerly Fukien Christian University, China. My personal data could be found in the official website of College of Foreign Languages, Fujian Normal Univerisity（http://www.fli.com.cn）
Entrusted by the Chinese National Ministry of Education and the Chinese National Ministry of Culture, my colleagues and I have been working on an academic project, part of which is to compile a chronology of British ambassadors, ministers, consulates in China from 1790 to 1911.
My colleague, Professor LIN, Jinshui, dean of the School of Sociology and History of our university, plan to visit The National Archives in July, 2008. The purpose of the visit is to research archival materials related with what I mentioned above. Specifically, we need the commission papers, or the official documents that assigned British diplomatic staff to work in China and those announcing their service finished, which, mostly, to my knowledge, may be found in FO17, FO228, FO676, FO 677, FO 369, FO 405 and FO 881 of the Public Record Office. We would like to ask you some questions:
Will The National Archives be open in July, 2008?
Do we need to go through certain procedures before we are qualified to do our research there?
Would you kindly write a letter of invitation for me and Professor LIN Jinshui so that we could go through the visa procedure?
Are there any researchers who would like to work for a fee at The National Archives? Our university authorities only allow us about 10 days in the UK, which is could be a bit tight for our research, so we think of having someone work for us before our arrival to make our visit easier and to find out whether there are other accesses to a broader research. If the answer to the question is fortunately positive, please kindly let us know how they charge, what the down payment is, how to post the money and what currency type is appropriate. I do know The National Archives have policies related with photocopying service, but since what we need involves some research before finding a specific page to be photocopied, this could be somewhat different. In detail, we need someone to do the following:
1. Photocopy the China-related part from 1790 to 1911 of The Foreign Office List and Diplomatic and Consular Handbook.
2. Find and photocopy the official archival documents that assigned ambassadors, ministers, consulates from 1790 to 1911 to work in China and those announcing their service finished.
3. Send these to us through post.
Thank you very much for reading my letter. And we look forward to your kind reply.
With best wishes.
YUE, Feng Professor
Ph.D.
Fujian Normal University
第一段介绍自己的身份，提供官方网站让对方查询。也提到福建师范大学的前身及称法，这是不少西方学者更为熟悉的校名。第二段说明课题的任务。第三段说明课题组要去英国国家档案馆的理由，并具体提出了我们要查找的档案及其所在位置，有关描述表现我们在对该课题的了解。其后提出了一系列为保证出访能够顺利进行研究的问题：档案馆在我们拟出访期间是否开馆？在档案馆开始研究之前是否需要办什么手续？是否可以为课题组发出邀请函以方便课题组签证？是否有研究助理以及具体需要他们做的事。
英国国家档案馆馆长很快回复，并把信件转给了多个有关部门，后者与我们联系并处理具体问题，他们非常合作与务实。对于我们可能检索的书，他们拍了部分页码的电子照片传给我们以便我们确认
随后，我们对英国国家档案馆的检索范围越来越小。最终圈定了《中英外交年鉴》、《帝国日历》与《工厂日记》等档案。其他图书馆也有相关资料，但对于编纂该史表的任务来说，并非我们直接需要的资料，而对于要做大使或领事个案研究的学者会很有帮助，比如伦敦大学亚非学院的资料。
但是，不是各国所有档案馆都像英国那样积极反应。遇到反应消极的情况时，联系人要有“韧性”，比如不厌其烦地用信件“轰炸”，每次变化措辞，要敢于并善于“逼”对方回复直到他们做出反应。有意思的是，经过这样的“折腾”，对方有些有关人员后来成了朋友。就我们的任务而言，关键性的档案馆、图书馆最终都对我们打开了大门。
三、联系学者
各个档案馆、图书馆都会提供一些“研究助理”（research assistant）的名单，这些人可以为无法到档案馆的学者提供帮助，在给英国国家档案馆的去函中我提到了相关问题。研究助理们本身都是学者，博士或博士生，或至少是懂历史的人，在他们非常简洁的介绍中都会提到他们特别熟悉的领域。但要请他们帮助，却有一些不确定性。我曾经联系过几个国家的一些研究助理，他们的起价都是每小时30欧元起，并且不保证能查到我们要的资料，也不保证多少小时能查到，而查找时间要由他们定（可能马上开始找，也可能断断续续地找，也可能几个月后开始找）。我们作为雇主无法知道他们到底花了多少时间找，找到的是不是我们要的，该找的都找完了没有。但有一件事是肯定，雇主必须根据他们所说的工作情况一小时一小时地付款。就我们得到的研究费用来看，这样做研究似乎是不可能的，因为资金非常有限。
与学者的沟通，注重“人情味”会有助于交流。笔者曾经写过一部工具书，由于书中的内容需要某个国际机构的图标，我写信给该机构要求授权使用。这是有难度的事，因为国际机构（包括联合国）都请开发商来包装项目；如果有人要使用开发商设计的图标等东西，对方都会要求付款，一般至少都要几十美元。我在除夕晚上写信，交代事由之后，描述了四周热闹的情景和有趣民俗以及我在这个特殊的时候的期盼心情。结果对方马上回复，同意授权，并且不要钱，他说如果我的期盼得到满足能够增加一点喜庆，他会很高兴。这次在执行史表组的任务过程中，这种写作技巧也频繁地用上。比如，我曾与英国国家图书馆的一个专家联系，但咨询这位专家的人太多，咨询人要“排队”等待。我联系他主要是咨询1830年前东印度公司的情况。我第一次发邮件后，对方说太忙，要我等，一等就是两个星期。我第二次写信是在中秋节，我写信时附上了中秋的问候，结果很快收到回复，并说希望我中秋过得开心。有的学者对中国很感兴趣，谈谈家乡山水，主动提出如果对方来访我们可以提供些帮助，对方会心怀感激。
在繁琐的联系中，有的时候会遇到学问、人品都不错又热心的学者，这时可以考虑交朋友，搞合作以加强研究队伍，因为一个人的力量，一个组的力量总是有限的。当然这样的学者必须是我们经过机构网站确认身份，并且双方信件来往了一段时间的人。德国外交政治档案馆中国项目负责人的高培德博士（Dr.Cord Eberspaecher，后转至英国University of Bristol）就是我们的合作者。当时我们面临很多问题：1789年之前的普鲁士驻广东及中国其它地方的使领的档案资料很多，有几十个文件盒，而外交年鉴上也没有资料；查找的时候还有语言的问题，看德语很吃力，而手写体更难辨认，没有几个月根本不可能看完。解读出来的数据大多是没有用的，因为制作使领史表需要的只是人名、地名，该使领上任与卸任的时间。我们的经费也根本不足于支付在德国居留几个月的费用。高培德一直在研究中国，我们把我们对德国驻华使领的新研究成果与他分享，他也欣然提供帮助，提出他来检索我们史表任务中有关德国的最困难的部分档案，现在已经完成了一些，合作研究仍在继续。我们与法国专门从事法国驻华使领研究的学者也建立了初步的合作关系。
四、出国前后
就外国驻华使领表而言，在国内能做的研究是有限的，有些研究必须到国外档案馆才能完成。要出国，首先要通过签证。一般来说，签证要有国外的邀请函，最好是权威机构。英国国家档案馆馆长亲自发出邀请函，此事先后经过好几个来回。她的第一封邀请函写好后通过电子邮件发给我们，询问其写法是否合适。我们根据以往的签证经验，请她做出一些修改，主要是在邀请函里加上我们的护照号码与日程安排等内容。好事多磨，修改后的邀请函迟迟未到，我又去信询问情况，结果档案馆又寄了一次，后来两封信都收到了。德国的邀请函由自由大学的汉学主任发出，法国的邀请函由巴黎十大的贝桂菊教授发出，她在攻读博士期间曾到中国，在林金水教授家住了几个月查资料。英国的签证非常顺利，这与邀请方的权威性与我们护照良好的签证记录及项目的重要性都有关。只一个工作日，签证就办好了。我们原来只申请10天停留，一次进出境，领事馆给了半年的停留时间，出入境次数无限制。申庚签证也一次通过。
今年欧洲的物价非常高，课题组的生活非常艰苦，无异于“洋插队”。到当地吃一顿饭至少几欧元，要吃得象样一点就得用上十几或几十欧，仅一杯饮料就是几欧。就我们的经费来说，正常在欧洲饭馆进餐是不可能的事。我们用国内带出来的大罐子装满自己烧的开水（国外没地方取开水），罐子里放入国内带出的紫菜干和鸡精，这就是课题组一天的汤。除了每次安检都要打开检查的麻烦外，这个保温性能特强，能够盛两升水的罐子平均每天帮我们省的钱不下十五欧。我们又到最便宜的超市买最便宜的面包与罐头，自制“三明治”，这样的饮食坚持到回国前，不过其间也有外国学者偶尔邀请我们共同进餐，算是品尝欧洲美食的唯一机会。
所幸的是，我们的收获是很大的，可谓满载而归，英、法、德三国关键性的资料都已获得。英国国家档案馆馆是世界一流的档案馆，这里的管理是世界最好的之一。我们去之前档案馆就安排了专门研究东方项目的Mandy Banton博士接待我们，其他档案员也给予了很大帮助。我们一到档案馆她就与我们在一间会议室开了个会，就我们的要求提出了具体的指导，然后给我们拍照、登记信息做读者卡，只用了几分钟的时间。此后有关人员教我们如何使用读者卡与档案馆各种设备，随即我们就进入工作状态。我们预定座位与所需要的资料后，进入了宽敞的阅览室。读者不必与工作人员接触，档案与信息都是通过电子传输，一天可以预定资料四次。阅读台上有专门的装置帮助研究者固定相机，拍照档案。法国外交政治档案馆的档案在法国国庆前被课题组成员“捞”了一把，随后就长期闭馆，为项目赢得了宝贵的时间；在法国南特档案馆，课题组成员在不准拍照的规定严格执行之前，拍下了宝贵的资料。法国有关机构对研究者的态度虽然也十分友好，但在具体的操作方式与英国似乎有方向性的不同。在德国的外交政治档案馆里我们拍下了《德国外交年鉴》的中国部分，同时，如上所述，与高培德博士建立了合作关系，由他整理我们不可能在那里完成检索的档案。2008年8月份课题组回国后原准备去俄罗斯，却遇到俄罗斯外交政治档案馆闭馆装修的情况，我们不得不推迟行程。但联系工作一直没有间断，等待他们重新开馆。
课题操作的整个过程中，我不停地联系，从建立联系到一步步求索具体信息，要写数量可观的信，接触不同的人。如果把课题对外联络始末的信件整理起来，可以形成一本书。